Splošno o varstvu zasebnosti

Definicije

V naslednjih definicijah pojasnimo ključne izraze, uporabljene v tej politiki zasebnosti, da bi zagotovili enotno razumevanje v povezavi z obdelavo osebnih podatkov v okviru naših storitev overitve dokumentov.

Osebni podatki so vse informacije, ki se nanašajo na identificirano ali identificirano fizično osebo, kot so ime, naslov, rojstni podatki, identifikacijski dokumenti, kontaktne informacije in drugi podatki, potrebni za izvedbo overitve dokumentov.

Obdelava pomeni vsakršno operacijo ali niz operacij, ki se izvaja z osebnimi podatki, tako avtomatizirano kot neavtomatizirano, vključno z zbiranjem, shranjevanjem, dostopom, preverjanjem, razkritjem in izbrisom.

Uporabnik pomeni fizična ali pravna oseba, ki uporablja naše storitve overitve dokumentov ali katere podatke obdelujemo v okviru poslovnega razmerja, vključno s strankami, njihovimi pooblastilci in zastopniki.

Storitev se nanaša na vse dejavnosti NotarAllSite povezane z overitvijo, potrditvijo pristnosti dokumentov, pripravo dokumentov za uradno rabo in svetovanjem v zvezi s postopki overitve.

Piškotki so majhne besedilne datoteke, ki jih spletna stran shrani na napravo uporabnika, da omogoči delovanje funkcij, analitiko in izboljšanje uporabniške izkušnje.

Podatki, ki nam jih posreduje uporabnik

Pri sklenitvi ponudbe, naročilu storitve ali obiskih v našem poslovnem prostoru od vas zahtevamo določene podatke, ki so potrebni za identifikacijo in izvedbo overitve.

• Osebni identifikacijski podatki: ime, priimek, rojstni datum, kraj rojstva, državljanstvo.
• Podatki iz identifikacijskih dokumentov: kopije osebne izkaznice, potnega lista ali drugega uradnega dokumenta.
• Kontaktni podatki: naslov, elektronski naslov, telefonska številka za obvestila in komunikacijo glede storitve.
• Dokumenti, ki jih overjujemo: pravne listine, pogodbe, pooblastila, potrdila in drugi relevantni dokumenti.
• Podatki o pogodbenem razmerju ali pooblastilih, kadar delamo v imenu tretjih oseb.
• Dodatne informacije, ki jih stranka prostovoljno posreduje za pravilno izvedbo storitve.

Podatki od tretjih oseb

V nekaterih primerih prejmemo informacije o strankah od zunanjih virov, kadar je to potrebno za izpolnitev pravnih obveznosti ali za izvedbo storitev, ki jih naročite.

• Uradni registarski podatki iz javnih evidenc in poslovnih registrov za preverjanje pravne ureditve dokumentov.
• Informacije od notarjev, prevajalcev in drugih strokovnjakov, sodelujočih pri izvedbi storitve.
• Plačilni in obračunski podatki posredovani preko plačilnih ponudnikov za obdelavo transakcij.

Pravne podlage obdelave

Obdelava osebnih podatkov poteka na podlagi ene ali več pravnih podlag iz Splošne uredbe o varstvu podatkov, kot so izpolnitev pogodbe, pravne obveznosti, zakoniti interes ali privolitev, kjer je to primerno.

• Izpolnitev pogodbe ali ukrepov pred sklenitvijo pogodbe (npr. izvajanje storitve overitve).
• Izpolnjevanje pravnih obveznosti (npr. arhiviranje, skladnost z uradnimi zahtevami).
• Zakoniti interes, kot je zagotavljanje varnosti storitev in preprečevanje zlorab, ob tehtanju interesov uporabnikov.
• Privolitev, kjer je ta potrebna za posebne obdelave, kot so marketinške komunikacije ali obdelava posebnih osebnih podatkov.

Deljenje podatkov

Podatke lahko posredujemo zanesljivim partnerjem in institucijam le v obsegu, potrebnem za izvedbo storitev ali v skladu z zakonskimi zahtevami. Pri deljenju zahtevamo izvajanje ustreznih varnostnih standardov.

• Uradni organi in javne službe, kadar to zahteva zakon ali sodni postopek.
• Zunanji strokovnjaki, kot so prevajalci, notarji ali pravni svetovalci, kadar je njihovo posredovanje potrebno za izvedbo storitve.
• Plačilni ponudniki in računovodski servisi za obdelavo transakcij in računovodske naloge.
• Zunanji IT in varnostni ponudniki, ki podpirajo infrastrukturo in varovanje podatkov.
• Arhivi in ponudniki shranjevanja, ko je potrebno arhiviranje overjenih dokumentov.
• Drugi pogodbeni partnerji, če stranka izrecno pooblastila posredovanje v njihov prid.

Hranjenje podatkov

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen, za katerega so bili zbrani, razen če zakonodaja predpisuje daljše obdobje hrambe.

Podatki o računih strank se hranijo skladno z računovodskimi in davčnimi predpisi, običajno za obdobje, ki ga določajo notranji predpisi in zakonodaja.

Korespondenca in sporočila, povezana z izvedbo storitev, hranimo za obdobje, potrebno za reševanje zahtevkov in arhiviranje z namenom dokazovanja postopkov, v skladu z veljavnimi pravili.

Dovolilne in varnostne evidence ter tehnični logi se hranijo omejeno obdobje, ki omogoča preiskavo incidentov in zagotavljanje varnosti sistema.

Ko preneha pravna podlaga za obdelavo ali ko veljavne zahteve za hrambo potečejo, izvedemo varno izbrisovanje ali anonimizacijo podatkov v skladu s politiko za izbris podatkov.

Pravice uporabnikov

Če želite uveljaviti katero od svojih pravic ali imate vprašanje glede obdelave vaših osebnih podatkov, nas kontaktirajte preko spodnjih kontaktnih podatkov. Odzivamo se strokovno in v razumnem roku, v skladu z zakonodajo.

• Za uveljavljanje pravic pošljite jasno opredeljen zahtevek na [email protected] ali se oglasite osebno na naslovu podjetja.
• V zahtevku navedite vaše podatke, naravo zahteve in po potrebi priložite dokazilo o identiteti, da zaščitimo podatke in preprečimo nepooblaščen dostop.
• Pravica do popravka osebnih podatkov, če so netočni ali nepopolni.
• Pravica do izbrisa osebnih podatkov, kadar obdelava ni več potrebna ali kadar nasprotujete obdelavi v zakonitem obsegu.
• Pravica do omejitve obdelave v primerih izpodbijanja natančnosti ali zakonitosti obdelave.
• Pravica do prenosljivosti podatkov, kadar obdelava temelji na soglasju ali pogodbi in se izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.
• Pravica do ugovora zoper obdelavo osebnih podatkov za neposredno trženje ali v primerih obdelave na podlagi zakonitega interesa.
• Pravica vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu, če menite, da je bila obdelava vaših podatkov v nasprotju z veljavno zakonodajo.

Trženje in komunikacija

NotarAllSite uporablja kontaktne podatke za strokovne obvestila, ponudbe storitev in relevantne novice le, če ste to izrecno odobrili. Elektronska sporočila vsebujejo jasno možnost odjave. Uporaba podatkov za trženje temelji na vašem soglasju ali zakonitem interesu, pri čemer spoštujemo vaše preference in pravice do omejitve obdelave.

Če ne želite prejemati trženjskih sporočil, uporabite povezavo za odjavo v vsakem prejetem e‑sporočilu ali nam pošljite zahtevo prek kontaktnega obrazca na NotarAllSite. Odjava bo obdelana v najkrajšem možnem času, običajno znotraj 5 delovnih dni.

Povezave na tretje strani

Na NotarAllSite lahko najdete povezave do storitev oseb tretjih strani. Ti ponudniki imajo lastne prakse zasebnosti, za katere NotarAllSite ni odgovoren. Priporočamo, da pred deljenjem osebnih podatkov na spletnih straneh tretjih oseb preberete njihove izjave o zasebnosti.